納品書と受領書は何が違う？配送で使う書類を役割から整理 | 川崎の軽貨物の求人なら希望のシフトで働ける | ブログ

荷物と一緒に渡される紙が何枚もあると、どれを渡して、どれを持ち帰るのか迷いますね。名前の似た「納品書」と「受領書」は、見た目より役割から覚えると分かりやすくなります。

納品書は、何を納めるのかを示す書類

一般に、商品名や数量などの明細を示すのが納品書です。届け先が注文した内容と照らし合わせる際にも使います。請求書とは役割が異なり、納品書があるからといって、その場で代金を受け取るとは限りません。

受領書は、受け取ったことを残すために

受領書は、荷物を受け取った記録として使う書類です。納品書と一組になっていたり、複写式になっていたり、電子端末で確認したりと、運用は取引先ごとに異なります。書類の名前だけで「この紙を置いてくればよい」と決めないことが大切です。

例えば、同じ商品を二つ納めるときも、明細を確かめることと受取りの記録を残すことは別の作業です。誰が内容を確認するのか、記入が必要なら誰にお願いするのかを、引継ぎ時に聞いておきましょう。

お客様の代わりに署名をしたり、空欄を推測して埋めたりせず、決められた手順に従います。最初に書類の役割が分かると、初めての納品先でも落ち着いて動きやすくなります。